Внедрение 1С: Документооборот в ООО «Джой Глобал»

О компании:

Американская компания «Джой Глобал» больше известная как Komatsu Mining Corp, производит и обслуживает землеройно-транспортные машины для подземных и открытых горных работ. На территории России и СНГ Komatsu представляют более 120 офисов и филиалов сети официальных дистрибьюторов и входит в список Fortune 1000 компаний.

Состояние документооборота до автоматизации:

• Большой оборот договорной документации

• Большое количество входящей и исходящей документации

• Часть сотрудников территориально находятся в разных городах области

Цель:

• Необходимо обеспечить систематизацию хранения документов

• Оптимизировать процессы договорной работы

• Снизить потери документов

·                      

Ограничения и специальные условия:

·                     Komatsu является международной компанией, поэтому документооборот регламентируется головной организацией в Англии и должен соответствовать всем европейским стандартам.

Что было автоматизировано:

• Учет входящей/исходящей корреспонденции.

• Учет и согласование договорной документации.

• Согласование контрагента, учет учредительных документов по контрагенту, согласование договоров, дополнительных соглашений и спецификаций.

Осуществленные доработки программы:

• Необходимо в договорах видеть Учредительные документы контрагента. Для этого было принято решение прикреплять файлы к контрагенту и выводить их в отдельной вкладке внутреннего документа, чтобы не добавлять файлы в каждый договор.

• Было принято решение доработать иерархию для учредительных документов и добавить возможность хранения в папках. Например, пользователь создает папку "2019год" для хранения учредительных документов 2019 года.

• Договоры в организации могут быть разовыми и рамочными. Для возможности указания рамочных договоров было добавлено еще одно поле для внесения суммы (например, сумма договора от 1 руб до 100 руб).

• Некоторые контрагенты присваивают свои номера договорам. Для учета в системе было принято решение создания еще одного поля для учета таких номеров.

• Номер документа был добавлен в шаблон наименования документа и в журнал документов.

Результаты: проекта:

• Автоматизация 70% документооборота в компании,

• Ускорение процессов согласования документов на 80%

• Регламентация процессов договорной работы.

• Исключена потеря документов, так как в программе учитывается 100% документов.

• Введен контроль сроков согласования документов.

Внедрение 1С: Документооборот Экотек.

О компании:

ООО «Экологические Технологии» (ЭКОТЕК) занимается сбором, обработкой и утилизацией коммунальных отходов (ТКО). В 2017 году компания получила статус регионального оператора по обращению с ТКО по Югу Кемеровской области. Клиенты компании - физические и юридические лица в 7 городах и городских округах Кемеровской области. В административном офисе работают 60 сотрудников, 30 из них - в департаменте обработки обращений.

Исходная ситуация:

75% рабочего времени сотрудников уходило на обработку входящих запросов. В связи с большой загрузкой, обращения начали теряться, сроки обработки не контролировались, отчеты собирались вручную.

Цель:

·                    оптимизация работы call-центра.

Что было автоматизировано:

·                    Выполнено внедрение системы «1С: Документооборот» с функциональностью обработки обращений граждан.

·                    Реализована интеграция «1С: Документооборота» с виртуальной ip-телефонией операторов call-центра.

·                    Обращения разделены на 16 видов, для каждого из которых в системе создан шаблон процесса.

Результаты проекта:

·                    Скорость обработки обращений выросла в 5 раз.

·                    Исключены ошибки, связанные с дублированием данных клиентов в справочнике

·                    большая часть заявок клиентов принимается теперь электронно, благодаря чему бумажный документооборот сократился на 40%.

·                    Количество потерянных обращений сведено к 0.

·                    В системе фиксируется вся информация о текущем состоянии работы с обращениями и документами

·                    Реализован отчет, который позволяет руководителю департамента обработки обращений оперативно оценивать ситуацию за выбранный период и выявлять задержки в исполнении запросов клиентов. Данный отчет помогает оценить эффективность работы сотрудников call-центра с текущим количеством обращений.

ПРОЕКТ - Решение по расчету зарплаты и прочих выплат

Холдинг "Техносистема" (головной офис в Новокузнецке), эффективно работает на рынке Кузбасса уже 12-й год. На данный момент холдинг включает в себя: Сеть фирменных магазинов "Первомастер", гипермаркет "Доминго", крупные складские терминалы с железнодорожными путями  –  в городах Новокузнецк, Кемерово, Междуреченск и Прокопьевск.

Цели проекта:

1. Передать блок «Расчет зарплаты» на аутсорсинг (970 сотрудников), и сократить затраты на расширение персонала

2. Сохранить конфиденциальность информации, ограничить кол-во лиц компании к данным по заработной плате
3. Получать информацию на выплату зарплаты и налогов без задержек, в установленные сроки
4. Передать блок «Отчетность по ФОТ»:
5. Подготовка и сдача отчетности в установленные сроки
6. Взаимодействие с фискальными органами

7. Работа с требованиями и запросами

Решение:

1.Утвердили круг ответственных лиц клиента, и этот шаг дал понимание зоны ответственности каждого, как клиента, так и аутсорсера,
2 .Определили сроки по всем ключевым моментам процесса, важный этап перед составлением дорожной карты, исходя из финальных сроков, были определены даты сбора и подачи информации для каждого ответственного
3. Подготовили дорожную карту по сбору и обработке информации, и запустили ее в ежемесячную работу
4. Организовали процесс обмена данными в сервисе «Документооборот», это позволило контролировать поставленные задачи клиента в онлайн режиме, обмениваться документами, фиксировать сроки выполнения, владеть полной информацией без потерь

Результат:

1. Блок по расчету зарплаты, занимающий 40% объема рабочего времени бухгалтера успешно передан на аутсорсинг
2. В установленные сроки выплачивается зарплата, отпускные и расчетные сотрудникам компании
3. Отпала необходимость тратить время на сбор данных от ответственных, сейчас этот процесс контролируется через сервис «Документооборот»
4. Нет необходимости контролировать правильность и сроки по сдаче отчетности с ФОТ, аутсорсер несет материальную ответственность за свои ошибки, это зафиксировано в договоре.
5. Конфиденциальность гарантирует «Соглашение о защите и неразглашении информации», настоящее Соглашение заключено с целью защиты информации, получаемой Исполнителем от передачи и разглашения третьим лицам

СИБИРСКАЯ ИНДУСТРИАЛЬНАЯ ГРУППА, деятельность по предоставлению спец.техники на разрезах угольной отрасли по Кемеровской области.

Цели проекта:

1. Передать полное ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, сократить затраты на содержание бухгалтера в компании

2.  Передать функцию общения с фискальными органами, подготовку и сдачу отчетности, ответы на требования
3. Получить данные управленческого учета, в разрезе объектов
4. Оптимизировать налоги в рамках законодательства

Решение:

1. Провели экспресс-аудит базы заказчика, по итогу предоставили информацию о состоянии учета и наше решение по исправлению ошибок

 2. Провели анализ по налогам, при разных системах налогообложения, предложили пути оптимизации налогов
3. Проанализировали объем первичных документов, согласовали сроки предоставления, предложили заказчику подключение к Электронному документообороту, и взяли на себя функцию переговоров подключения к ЭДО контрагентов
4. Создали базу на облачном сервере, загрузили туда с исправленными ошибками учетные данные, предоставили доступ с компьютера заказчика, ознакомили с мобильной версией учетной базы

5. Согласовали и заполнили регламент и график взаимодействия, предоставления данный заказчиком, сроки исполнения аутсорсером, канал передачи данных

6. Определили цели и объекты управленческого учета

Результат:

1.  Потери рабочего времени у заказчика сократились на 15-20% (за счет передачи вопросов бухгалтерского учета и взаимодействия с ИФНС), а это возможность направить его на развитие бизнеса

2. Снижение налогов на 30%, за счет оптимизации законным способом

3. Исключен вопрос отсутствия бухгалтера, аутсорсер предоставляет услуги без перерывов на отпуска и больничные.

4.  Есть понимание эффективности работы по каждому направлению, ежемесячный управленческий отчет в разрезе объектов отражает реальное состояние по выручке и затратам и помогает принять правильное решение

5. Нет необходимости переживать и контролировать сдачу отчетности, аутсорсер несет материальную ответственность за свои ошибки, это зафиксировано в договоре

6. Конфиденциальность гарантирует «Соглашение о защите и неразглашении информации», настоящее Соглашение заключено с целью защиты информации, получаемой Исполнителем от передачи и разглашения третьим лицам

О компании:

Группа компаний Plastбург & Первый Дверной крупнейшая компания по установке пластиковых окон, межкомнатных и стальных дверей, а компания Оптика МИА являются авторизованным продавцом брендов RAY BAN / VOGUE / Prada в городе Новокузнецке.

Задачи проекта

1.Обеспечить стабильную работу сотрудникам из всех точек города.

2.Усилить безопасность данных

Описание проблемы:

Физические сервера с виртуальными машинами находились локально в двух помещениях Заказчика. Удаленные подключения на домашних ПК не были настроены. Также, часто пропадала связи с общими папками, IP-телефонией.

Что требовалось учесть:

Розничные салоны продолжали свою работу, поэтому весь перенос необходимо было сделать во вне рабочего времени. Также, все работы должны быть выполнены за раз, чтобы при работе с розничными покупателями у продавцов не возникало проблем.

Решение:

Перевели рабочие места сотрудников офиса на работу через удаленное подключение, для обеспечения стабильной работы из дома.

Организовали доступ по средствам защищенного VPN соединения, в том числе для удаленных пользователей.
Перенесли общие папки, 1С, IP-АТС и серверные части мессенджеров с локального сервера на виртуальный DATA центр, чтобы обеспечить постоянный доступ салонов к виртуальной IT-инфраструтуре не зависимо от отсутствия электропитания или физического воздействия на локальный сервер.
Улучшили стабильность работы интернет соединения на розничных точках «Plastburg», «ОПТИКА-МИА»

Результаты:

Сотрудники офиса успешно работали в удаленном режиме на протяжении нескольких месяцев

Торговые точки стали автономными от наличия света и интернета в офисе, заново настроенная серверная система помогла также убрать постоянные проблемы с IP-телефонией, отсутствия доступа к общим папкам, это увеличило скорость работы сотрудников, улучшило сервис и отклики покупателей. 

Об объекте

Новокузнецкая городская клиническая инфекционная больница №8 имени В.В. Бессоненко высокотехнологичный больничный комплекс, который соответствует всем современным мировым требованиям в системе здравоохранения.

Больничный комплекс занимает площадь 70 тыс. кв.м., из которых 28 тыс. кв.м. – площадь 12 обособленных корпусов.

Особенности

• Строгий конкурсный отбор подрядчиков.

• Строительство проходило под личным контролем губернатора Кемеровской области-Кузбасса.

• Ход строительства регулярно освещался средствами массовой информации.

Задача проекта

Срок проекта: октябрь 2020-август 2021

Оснащение 12 обособленных корпусов:

-системами палатной связи (СПС);

-системами контроля и управления доступом (СКУД);

-сетями связи (СС),

а также выполнение пуско-наладочных работ этих систем. 

Проблема

Перед компанией стояла нетривиальная задача по внедрению сложных высокотехнологичных систем в кратчайшие сроки.

Решение

Для реализации проекта: внесли изменения в организационную структуру, модифицировали   систему мотивации сотрудников, привлекли узких специалистов, пересмотрели графики работ, освоили новые технологии, прибегнули к нестандартным решениям, использовали новую методологию мониторинга и контроля хода работ.

Результат проекта

Специалистам компании удалось в полном объеме справиться с поставленными задачами в установленные сроки.

Применены современные технологии для создания видео-стены, на которую выводятся одновременно 225 камер с ПО Secur OS – ISS.

Цифры проекта

• Одновременно задействовано до 50 сотрудников.

• Установлено 225 камер видеонаблюдения.

• Подключено 560 дверей к системе СКУД.

• Проложено 120 километров кабеля.

• 99 боксов оснащено системой палатной связи Visocall

Рекомендации

Получено предложение о продолжении сотрудничества на двух новых объектах заказчика.