Внедрение
1С: Документооборот
+ доработки программы
Внедрение 1С: Документооборот в ООО «Джой Глобал»
О компании:
Американская компания «Джой Глобал» больше известная как Komatsu Mining Corp, производит и обслуживает землеройно-транспортные машины для подземных и открытых горных работ. На территории России и СНГ Komatsu представляют более 120 офисов и филиалов сети официальных дистрибьюторов и входит в список Fortune 1000 компаний.
Состояние документооборота до автоматизации:
Большой оборот договорной документации
Большое количество входящей и исходящей документации
Часть сотрудников территориально находятся в разных городах области
Цель:
Необходимо обеспечить систематизацию хранения документов
Оптимизировать процессы договорной работы
Снизить потери документов
·
Ограничения и специальные условия:
· Komatsu является международной компанией, поэтому документооборот регламентируется головной организацией в Англии и должен соответствовать всем европейским стандартам.
Что было автоматизировано:
Учет входящей/исходящей корреспонденции.
Учет и согласование договорной документации.
Согласование контрагента, учет учредительных документов по контрагенту, согласование договоров, дополнительных соглашений и спецификаций.
Осуществленные доработки программы:
Необходимо в договорах видеть Учредительные документы контрагента. Для этого было принято решение прикреплять файлы к контрагенту и выводить их в отдельной вкладке внутреннего документа, чтобы не добавлять файлы в каждый договор.
Было принято решение доработать иерархию для учредительных документов и добавить возможность хранения в папках. Например, пользователь создает папку "2019год" для хранения учредительных документов 2019 года.
Договоры в организации могут быть разовыми и рамочными. Для возможности указания рамочных договоров было добавлено еще одно поле для внесения суммы (например, сумма договора от 1 руб до 100 руб).
Некоторые контрагенты присваивают свои номера договорам. Для учета в системе было принято решение создания еще одного поля для учета таких номеров.
Номер документа был добавлен в шаблон наименования документа и в журнал документов.
Результаты: проекта:
Автоматизация 70% документооборота в компании,
Ускорение процессов согласования документов на 80%
Регламентация процессов договорной работы.
Исключена потеря документов, так как в программе учитывается 100% документов.
Введен контроль сроков согласования документов.
Внедрение
1С: Документооборот.
Оптимизация работы call-центра
Внедрение 1С: Документооборот Экотек.
О компании:
ООО «Экологические Технологии» (ЭКОТЕК) занимается сбором, обработкой и утилизацией коммунальных отходов (ТКО). В 2017 году компания получила статус регионального оператора по обращению с ТКО по Югу Кемеровской области. Клиенты компании - физические и юридические лица в 7 городах и городских округах Кемеровской области. В административном офисе работают 60 сотрудников, 30 из них - в департаменте обработки обращений.
Исходная ситуация:
75% рабочего времени сотрудников уходило на обработку входящих запросов. В связи с большой загрузкой, обращения начали теряться, сроки обработки не контролировались, отчеты собирались вручную.
Цель:
· оптимизация работы call-центра.
Что было автоматизировано:
· Выполнено внедрение системы «1С: Документооборот» с функциональностью обработки обращений граждан.
· Реализована интеграция «1С: Документооборота» с виртуальной ip-телефонией операторов call-центра.
· Обращения разделены на 16 видов, для каждого из которых в системе создан шаблон процесса.
Результаты проекта:
· Скорость обработки обращений выросла в 5 раз.
· Исключены ошибки, связанные с дублированием данных клиентов в справочнике
· большая часть заявок клиентов принимается теперь электронно, благодаря чему бумажный документооборот сократился на 40%.
· Количество потерянных обращений сведено к 0.
· В системе фиксируется вся информация о текущем состоянии работы с обращениями и документами
· Реализован отчет, который позволяет руководителю департамента обработки обращений оперативно оценивать ситуацию за выбранный период и выявлять задержки в исполнении запросов клиентов. Данный отчет помогает оценить эффективность работы сотрудников call-центра с текущим количеством обращений.
Передача расчета
зарплаты сотрудников
на аутсорсинг
ПРОЕКТ - Решение по расчету зарплаты и прочих выплат
Холдинг "Техносистема" (головной офис в Новокузнецке), эффективно работает на рынке Кузбасса уже 12-й год. На данный момент холдинг включает в себя: Сеть фирменных магазинов "Первомастер", гипермаркет "Доминго", крупные складские терминалы с железнодорожными путями – в городах Новокузнецк, Кемерово, Междуреченск и Прокопьевск.
Цели проекта:
1. Передать блок «Расчет зарплаты» на аутсорсинг (970 сотрудников), и сократить затраты на расширение персонала
2. Сохранить конфиденциальность информации, ограничить кол-во лиц компании к данным по заработной плате
3. Получать информацию на выплату зарплаты и налогов без задержек, в установленные сроки
4. Передать блок «Отчетность по ФОТ»:
5. Подготовка и сдача отчетности в установленные сроки
6. Взаимодействие с фискальными органами
7. Работа с требованиями и запросами
Решение:
1.Утвердили круг ответственных лиц клиента, и этот шаг дал понимание зоны ответственности каждого, как клиента, так и аутсорсера,
2 .Определили сроки по всем ключевым моментам процесса, важный этап перед составлением дорожной карты, исходя из финальных сроков, были определены даты сбора и подачи информации для каждого ответственного
3. Подготовили дорожную карту по сбору и обработке информации, и запустили ее в ежемесячную работу
4. Организовали процесс обмена данными в сервисе «Документооборот», это позволило контролировать поставленные задачи клиента в онлайн режиме, обмениваться документами, фиксировать сроки выполнения, владеть полной информацией без потерь
Результат:
1. Блок по расчету зарплаты, занимающий 40% объема рабочего времени бухгалтера успешно передан на аутсорсинг
2. В установленные сроки выплачивается зарплата, отпускные и расчетные сотрудникам компании
3. Отпала необходимость тратить время на сбор данных от ответственных, сейчас этот процесс контролируется через сервис «Документооборот»
4. Нет необходимости контролировать правильность и сроки по сдаче отчетности с ФОТ, аутсорсер несет материальную ответственность за свои ошибки, это зафиксировано в договоре.
5. Конфиденциальность гарантирует «Соглашение о защите и неразглашении информации», настоящее Соглашение заключено с целью защиты информации, получаемой Исполнителем от передачи и разглашения третьим лицам
Комплексное бухгалтерское
обслуживание
компании
СИБИРСКАЯ ИНДУСТРИАЛЬНАЯ ГРУППА, деятельность по предоставлению спец.техники на разрезах угольной отрасли по Кемеровской области.
Цели проекта:
1. Передать полное ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, сократить затраты на содержание бухгалтера в компании
2. Передать функцию общения с фискальными органами, подготовку и сдачу отчетности, ответы на требования
3. Получить данные управленческого учета, в разрезе объектов
4. Оптимизировать налоги в рамках законодательства
Решение:
1. Провели экспресс-аудит базы заказчика, по итогу предоставили информацию о состоянии учета и наше решение по исправлению ошибок
2. Провели анализ по налогам, при разных системах налогообложения, предложили пути оптимизации налогов
3. Проанализировали объем первичных документов, согласовали сроки предоставления, предложили заказчику подключение к Электронному документообороту, и взяли на себя функцию переговоров подключения к ЭДО контрагентов
4. Создали базу на облачном сервере, загрузили туда с исправленными ошибками учетные данные, предоставили доступ с компьютера заказчика, ознакомили с мобильной версией учетной базы
5. Согласовали и заполнили регламент и график взаимодействия, предоставления данный заказчиком, сроки исполнения аутсорсером, канал передачи данных
6. Определили цели и объекты управленческого учета
Результат:
1. Потери рабочего времени у заказчика сократились на 15-20% (за счет передачи вопросов бухгалтерского учета и взаимодействия с ИФНС), а это возможность направить его на развитие бизнеса
2. Снижение налогов на 30%, за счет оптимизации законным способом
3. Исключен вопрос отсутствия бухгалтера, аутсорсер предоставляет услуги без перерывов на отпуска и больничные.
4. Есть понимание эффективности работы по каждому направлению, ежемесячный управленческий отчет в разрезе объектов отражает реальное состояние по выручке и затратам и помогает принять правильное решение
5. Нет необходимости переживать и контролировать сдачу отчетности, аутсорсер несет материальную ответственность за свои ошибки, это зафиксировано в договоре
6. Конфиденциальность гарантирует «Соглашение о защите и неразглашении информации», настоящее Соглашение заключено с целью защиты информации, получаемой Исполнителем от передачи и разглашения третьим лицам
Обеспечение для сотрудников
удаленного доступа
к рабочим местам
О компании:
Группа компаний Plastбург & Первый Дверной крупнейшая компания по установке пластиковых окон, межкомнатных и стальных дверей, а компания Оптика МИА являются авторизованным продавцом брендов RAY BAN / VOGUE / Prada в городе Новокузнецке.
Задачи проекта
1.Обеспечить стабильную работу сотрудникам из всех точек города.
2.Усилить безопасность данных
Описание проблемы:
Физические сервера с виртуальными машинами находились локально в двух помещениях Заказчика. Удаленные подключения на домашних ПК не были настроены. Также, часто пропадала связи с общими папками, IP-телефонией.
Что требовалось учесть:
Розничные салоны продолжали свою работу, поэтому весь перенос необходимо было сделать во вне рабочего времени. Также, все работы должны быть выполнены за раз, чтобы при работе с розничными покупателями у продавцов не возникало проблем.
Решение:
Перевели рабочие места сотрудников офиса на работу через удаленное подключение, для обеспечения стабильной работы из дома.
Организовали доступ по средствам защищенного VPN соединения, в том числе для удаленных пользователей.
Перенесли общие папки, 1С, IP-АТС и серверные части мессенджеров с локального сервера на виртуальный DATA центр, чтобы обеспечить постоянный доступ салонов к виртуальной IT-инфраструтуре не зависимо от отсутствия электропитания или физического воздействия на локальный сервер.
Улучшили стабильность работы интернет соединения на розничных точках «Plastburg», «ОПТИКА-МИА»
Результаты:
Сотрудники офиса успешно работали в удаленном режиме на протяжении нескольких месяцев
Торговые точки стали автономными от наличия света и интернета в офисе, заново настроенная серверная система помогла также убрать постоянные проблемы с IP-телефонией, отсутствия доступа к общим папкам, это увеличило скорость работы сотрудников, улучшило сервис и отклики покупателей.
Оснащение и запуск
различных систем связи
в 12 корпусах больницы
Об объекте
Новокузнецкая городская клиническая инфекционная больница №8 имени В.В. Бессоненко высокотехнологичный больничный комплекс, который соответствует всем современным мировым требованиям в системе здравоохранения.
Больничный комплекс занимает площадь 70 тыс. кв.м., из которых 28 тыс. кв.м. – площадь 12 обособленных корпусов.
Особенности
Строгий конкурсный отбор подрядчиков.
Строительство проходило под личным контролем губернатора Кемеровской области-Кузбасса.
Ход строительства регулярно освещался средствами массовой информации.
Задача проекта
Срок проекта: октябрь 2020-август 2021
Оснащение 12 обособленных корпусов:
-системами палатной связи (СПС);
-системами контроля и управления доступом (СКУД);
-сетями связи (СС),
а также выполнение пуско-наладочных работ этих систем.
Проблема
Перед компанией стояла нетривиальная задача по внедрению сложных высокотехнологичных систем в кратчайшие сроки.
Решение
Для реализации проекта: внесли изменения в организационную структуру, модифицировали систему мотивации сотрудников, привлекли узких специалистов, пересмотрели графики работ, освоили новые технологии, прибегнули к нестандартным решениям, использовали новую методологию мониторинга и контроля хода работ.
Результат проекта
Специалистам компании удалось в полном объеме справиться с поставленными задачами в установленные сроки.
Применены современные технологии для создания видео-стены, на которую выводятся одновременно 225 камер с ПО Secur OS – ISS.
Цифры проекта
Одновременно задействовано до 50 сотрудников.
Установлено 225 камер видеонаблюдения.
Подключено 560 дверей к системе СКУД.
Проложено 120 километров кабеля.
99 боксов оснащено системой палатной связи Visocall
Рекомендации
Получено предложение о продолжении сотрудничества на двух новых объектах заказчика.
Раздел не найден.